Kaapissa lojuvat luurangot voivat työnhaun yhteydessä paljastua

PäikkäritHelsingin Sanomat muistutti lukijoitaan viime perjantaina julkaistussa artikkelissaan siitä, että huumausaineen käyttörikoksesta saadusta sakosta tai huomautuksesta Patjaan eli poliisiasiain tietojärjestelmään jäävä merkintä voi vuosien ajan heittää kiviä rattaisiin henkilön urapolulla etenemiselle. Patja on poliisin valtakunnallinen rekisteri, johon tehdään poliisin käytännön työhön liittyviä merkintöjä lain henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 2 §:n mukaisesti. Vaikka huumausaineen käyttörikoksesta saadusta sakosta tai huomautuksesta ei jää rikosrekisterimerkintää, voivat tiedot Patjaan merkitystä käyttörikoksesta päätyä henkilöturvallisuusselvityksen tekemisestä vastaavan viranomaisen harkinnan mukaisesti työnantajan tietoon, mikäli työnhakija hakee työtä, johon hakemisen yhteydessä työnantaja teettää hakijasta minkä tahansa tasoisen turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisen henkilöturvallisuusselvityksen. Artikkelista inspiroituneena Tietosuojauutiset.fi päätti kerätä postauksellisen verran lainsäädäntöön perustuvia huomioita siitä, mitä ja mistä hankittuja tietoja suomalaisella työnantajalla on työntekijäkandidaatteja arvioidessaan lupa käyttää ja minkälaisia selvityksiä työnhakijoista tehdä.

Suomessa työnhakijan tietosuojasta ja yksityisyyden suojasta on säännelty kansainvälisesti vertaillen poikkeuksellisen kattavasti. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), lyhyemmin työelämän tietosuojalaki, sisältää tarkat, pakottavat säännökset siitä, mitä tietoja työnantaja voi työnhakijasta kerätä, sekä edellytykset erilaisten tietojen keräämiselle. Useiden tietoryhmien tapauksessa tietojen luovutusta ja käyttötarkoitusta rajoittaa myös muu lainsäädäntö, eikä työnantaja voi käsitellä hakijaa koskevia tietoja laajemmin kuin mitä työelämän tietosuojalaissa sekä muussa soveltuvassa lainsäädännössä on säädetty. Työnantaja siis toimii lainvastaisesti, jos esimerkiksi edellyttää työnhakijan toimittavan sellaisia dokumentteja, jotka hakija itse on saanut toimivaltaisilta viranomaisilta tai muilta tahoilta esimerkiksi tarkastusoikeutensa perusteella, mutta työnantajalla ei olisi perustetta näitä käsitellä. Tästä tietosuojavaltuutettukin huomauttaa tässä rikosrekisteritietoja koskevassa kannanotossaan.

Työelämän tietosuojalain mukainen tarpeellisuusvaatimus estää työnantajaa käsittelemästä muita kuin työnhakijan työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, eikä tarpeellisuusvaatimuksesta voida poiketa edes työnhakijan suostumuksella. Se, mikä on välittömästi tarpeellista, riippuu luonnollisesti haettavasta työpaikasta, mutta työelämän tietosuojalaki sekä muu soveltuva lainsäädäntö antavat apua myös tarpeellisuuden määrittelyssä asettaessaan jäljempänä eriteltyjä edellytyksiä sille, minkälaisiin tehtäviin haettaessa erityyppisiä tietoja hakijasta voi tai pitää käsitellä.

Työnhakijaa koskevat tiedot on ensisijaisesti kerättävä työnhakijalta itseltään, ja tietojen kerääminen muualta edellyttää pääsääntöisesti hakijan suostumusta. Työnhakijan suostumus ei kuitenkaan ole tarpeen silloin, kun viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle työnantajan hankkiessa henkilön rikosrekisteritietoja tai henkilöluottotietoja työnhakijan luotettavuuden selvittämiseksi. Tällaisessakin tapauksessa hakijalle on kuitenkin etukäteen vähintään ilmoitettava tätä koskevien tietojen hankkimisesta sekä hankittujen tietojen käytöstä hakijaa koskevassa päätöksenteossa.

Rikosrekisterilain (770/1993) 4 a §:n mukaisesti rikosrekisteristä luovutetaan henkilöä koskevat tiedot Suomen viranomaiselle muun muassa henkilöturvallisuusselvityksen tekemistä varten. Henkilöturvallisuusselvitys on työantajan hakemuksesta toimivaltaisen viranomaisen tekemä rekisteriselvitys, joka kohdistuu turvallisuusselvityslain 4 luvussa määriteltyihin tietolähteisiin, muiden muassa rikosrekisteriin ja Patjaan. Henkilöturvallisuusselvityksen tekeminen edellyttää aina kohteena olevan henkilön etukäteistä kirjallista suostumusta. Työnantaja ei voi teettää perusmuotoista, suppeaa, saati laajaa turvallisuusselvitystä suinkaan mihin tahansa työpaikkaan haettaessa, vaan turvallisuusselvityslain 4 luku sisältää listaukset sellaisista tehtävätyypeistä, joihin hakemisen yhteydessä näin voidaan menetellä. Määritellyt tehtävätyypit ovat pääsääntöisesti sellaisia, joissa hakija saa pääsyn arkaluonteisiin tai sellaisiin tietoihin, joiden väärinkäytökset voivat vaarantaa yleistä tai valtion turvallisuutta tai muuta merkittävää yleistä etua taikka aiheuttaa merkittävää taloudellista tai muuta vahinkoa.

Turvallisuusselvityksiä koskevien tilanteiden lisäksi rikosrekisteristä luovutetaan tietojen Suomen viranomaiselle silloin, kun asia koskee henkilön valintaa tehtävään, joka liittyy esimerkiksi valtion turvallisuuteen, Suomen kansainvälisiin suhteisiin tai keskuspankkitoimintaan ja jossa edellytetään henkilön erityistä luotettavuutta.

Edellä mainittujen, henkilön luotettavuuden selvittämiseksi tehtävien rikosrekisteritietoihin kohdistuvien selvitysten lisäksi työnantajalla on oikeus saada tietoja henkilön rikoshistoriasta myös, mikäli henkilö tulee työssään toimimaan pysyväisluontoisesti alaikäisten parissa. Lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annetun lain (504/2002) mukaisesti työnantaja on velvoitettu pyytämään työhön valittua hakijaa esittämään ns. rikostaustaotteen ennen henkilön lopullista nimeämistä. Rikosrekisterin sisältämistä tiedoista rikostaustaotteeseen merkitään tiedot ainoastaan rikosrekisterilain 6 §:n 2 momentissa määritellyistä rikoksista. Kyse on sellaisista rikoksista, joiden on arvioitu vaarantavan lasten turvallisuutta tai joihin syyllistymisen olevan muuten merkityksellisiä arvioitaessa henkilön soveltuvuutta lasten parissa toimimiseen.

Työelämän tietosuojalain 5 a §:ään perustuva työnantajan oikeus käsitellä työnhakijan henkilöluottotietoja linkittyy niin ikään hakijan luotettavuuden selvittämiseen. Työnantaja saa hankkia tehtävään valitun hakijan luottotietolaissa tarkoitettuja henkilöluottotietoja, mikäli tämä tulee toimimaan tehtävissä, jotka edellyttävät erityistä luotettavuutta ja joihin liittyy merkittäviä työnantajan tai tämän asiakkaiden taloudellisia intressejä.

Erilaisten rekisteriselvitysten lisäksi hakijan soveltuvuutta tarjolla oleviin työtehtäviin voidaan alasta tai työtehtävistä riippumatta arvioida myös laajemmin, ja erilaiset soveltuvuustestit ovatkin monella alalla jo arkipäivää. Työelämän tietosuojalain 13 §:n perusteella hakijaa voidaan hänen suostumuksellaan testata henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein työtehtävien hoidon edellytysten selvittämiseksi. Työnantaja on velvollinen varmistumaan käytettyjen testausmenetelmien luotettavuudesta, arvioinnin suorittajien asiantuntevuudesta ja tulosten virheettömyydestä, mistä syystä henkilöarviot teetetään usein niiden tarjoamiseen erikoistuneilla yrityksillä. Henkilöarvioiden käytön kasvun myötä henkilöarviomarkkina vilisee jos jonkinlaista toimijaa, mutta köykäisiä testausmenetelmiä käyttävien palveluntarjoajien palveluiden hyödyntäminen on lainvastaista.

Hakijan soveltuvuutta työhön voidaan arvioida myös kliinisin keinoin. Vaikka hakija olisi onnistunut rötöstelemään huumausaineiden parissa siten, että tämän tausta edellä mainittuihin rekisteriselvityksiin perustuen on moitteeton, voi huumausaineen käyttäminen tulla ilmi myös työnhaun yhteydessä teetetyn huumausainetestin yhteydessä. Työantajalla on tehtävään valitun hakijan suostumuksella oikeus teettää hakijasta terveydenhuollon palveluntarjoajan tekemä huumausainetesti, mikäli hakija tulee toimimaan erityistä tarkkuutta, luotettavuutta tai hyvää reagointikykyä edellyttävissä tehtävissä, ja joiden hoitaminen huumausaineen vaikutuksen alaisena voi vaarantaa esimerkiksi hakijan itsensä terveyttä, maanpuolustuksen turvallisuutta tai työtehtävissä saatujen tietojen suojaa. Myös muunlaisia hakijan terveydentilaa arvioivia testejä voidaan työterveyshuoltolain (1383/2001) 13 §:n mukaisesti teettää, mikäli työhön liittyy erityisiä terveydentilaan kohdistuvia vaatimuksia, ja joiden vuoksi henkilön vaatimuksia vastaavan työkyvyn selvittäminen on välttämätöntä.

Koska kustannukset yllä mainittujen tietojen hankkimisesta sekä selvitysten ja testien teettämisestä lankeavat työnantajalle, saattaa ajatus verkossa vapaasti ja vain verkkoyhteyden hinnalla saatavilla olevien tietojen käytöstä houkutella. Tällaisia tietoja ei kuitenkaan ole kerätty työnhakijalta itseltään, joten niiden käyttö hakijaa koskevassa päätöksenteossa on ainakin ilman hakijan suostumusta kielletty (ks. myös kysymystä koskeva tietosuojavaltuutetun ratkaisu). Työnhakijan suostumuksesta huolimatta verkosta löytyvien tietojen käytöstä lienee viisainta pidättäytyä, sillä tiedot voivat olla vanhentuneita tai virheellisiä taikka antaa hakijasta väärän kuvan. Kun tarkoitus on rakentaa vakavasti otettavissa olevaa uraa, kukaan tuskin ihan tosissaan haluaisi potentiaalisen työnantajan arvioivan itseään esimerkiksi huumorimielessä sosiaaliseen mediaan ladatun materiaalin, kuten huvittavien lapsuuskuvien tai tämänkaltaisten hassuttelukuvien perusteella.